定款の写しとは？コピーのとり方や原本証明の方法など
定款の写しの作り方 - 用紙サイズや契印の押し方について
「定款の写し」とは文字通り、定款のコピーのことを指します。 A4サイズの用紙に定款の片面ずつをコピーしていきます。カラーは白黒で構いません。 定款の全ページをコピーしたら、左側の２箇所をホッチキスで止めてまとめます。
そして、書類を開いた綴じ目（真ん中の部分）の全てのページに会社の代表者印（実印）で契印をします。 （袋とじをして、背表紙だけに契印をする方法でもOKです。この場合、表表紙と背表紙の２箇所に契印をしても構いません。）
契印（ケイイン）とは、書類が複数にわたる場合に関連のある書類であることを証明するために押印することを言います。 見開きの左右のページの真ん中に押印します。定款の契印は、会社の代表者印（実印）で行います。 （これが割印と説明されていることがありますが、厳密には、割印とは異なります。割印は、全く同じ書類が複数ある場合などに、当事者それぞれが同じ書類をもっていることを証明するために押印すること。）
定款の写しの作成方法まとめ
- A4サイズの白黒コピーでOK
- 左側2箇所をホッチキス止めして装丁する
- 全ての綴じ目に実印（会社の代表者印）で契印をする
（袋とじをする場合は、全ての綴じ目に契印をする必要はなく裏表紙だけでOK） - 原本証明が必要な場合、最後のページの余白か裏面に原本証明をして製本する
原本証明の方法と記載例
「定款の写しについては、原本証明が必要」という趣旨の指示が出ている場合には、 最後のページの余白か裏面に原本証明を記載します。
原本証明（ゲンポンショウメイ）とは「これは原本の写しで、原本と全く同じ内容ですよ」ということを証明することです。 定款の写しを作成する場合、「この写しは原本と相違ない」という趣旨の文言と、日付、会社住所、会社名、役職、代表者名を記載します。 代表者名の横に、会社の代表者印（実印）を押印します。
- 原本証明の記載例
-
この写しは原本と相違ありません。
2016年10月10日
東京都新宿区新宿0-0-0 オフィスビル1階
サンプル株式会社
代表取締役 山田 太郎 ㊞
この記載例のような形で、定款の写しの最後のページの余白か、最後のページの裏面に原本証明として記載します。
「原本証明が必要です」といった趣旨の指示がない場合には、原本証明は必要ありません。 簡単な作業ですが、必要に応じてそれぞれの機関・組織に確認をしましょう。 必ずしも定款の写しの全てに、原本証明が必要というわけではないということです。 例えば、会社設立後に行う税務署への届出の際に、法人設立届出書の添付書類として定款の写しが必要になりますが、 この際に原本証明をする必要はありません。
定款の原本は、原則として公証役場と会社でそれぞれ1部ずつは保管することになっています。 会社にも定款の保存義務があるので、提出する時は原本証明をした「定款の写し」を提出するのが基本です。 原本証明をすることで、原本を提出することと同じ意味になります。
同時に定款の原本の提出を求められる場合があるので、 その際には定款の原本と、定款の写しを提出します。 窓口で提示する場合には、確認後に原本をすぐに返してくれるはずです。
会社設立後に定款の写しが必要な手続き
会社設立後に行う手続きで、定款の写しがすぐに必要になります。 定款の写しが必要な主な手続きには、税務署への届出、都道府県税事務所への届出、市区町村役場への届出などがあります。
定款の写しが必要な主な手続き
- 税務署への届出（法人設立届出書の添付書類として）
- 都道府県税事務所への届出（事業開始等申告書 or 法人設立届出書の添付書類として）
- 市区町村役場への届出（法人設立届出書の添付書類として）
東京都23区内の場合は、事業開始等申告書の添付書類として、都税事務所への届出の際に定款の写しが必要になります。 23区内の場合は市区町村役場への届出は必要ありません。
その他の道府県と、東京都内でも23区外の場合は、都道府県税事務所への届出と、市区町村役場への届出の両方で、 定款の写しが必要になります。
